Weerstand tegen ERP-implementatie wegnemen - Een overzicht van change management

Voor elke organisatie kan de succesvolle implementatie van een Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem de operationele efficiëntie en het gegevensbeheer sterk verbeteren.

Toch, verwoord het als je kunt, na vele jaren in de industrie en talloze onderzoeksrapporten van Forrester Research en anderen – een ding is zeker: De grootste uitdaging bij de implementatie van ERP is nooit de technologie, maar de betrokken mensen. Veranderingaversie onder gebruikers is een primaire reden dat alle CFO’s u zullen vertellen over hun mislukte ERP-programma’s. Dit is waar efficiënt change management essentieel wordt.

Hieronder volgen drie van de belangrijkste stappen die u kunt nemen om weerstand in uw organisatie te ontmantelen bij de voorbereiding van ERP-implementatie.

1. Articuleer visie en voordelen duidelijk

Hoewel weerstand natuurlijk is, en niet iedereen hetzelfde niveau van acceptatie zal hebben, is een krachtige manier om die weerstand te verminderen voor de lancering, het communiceren van een overtuigende visie over hoe gebruiksgemak te verkrijgen van uw ERP-systeem. Medewerkers moeten WETEN WAAROM de verandering een MUST is en welk voordeel het hen of/en hun organisatie oplevert. Dit kan worden gedaan door:

• Zichtbaar en actief leiderschap: Het project moet zichtbaar en actief worden gesteund door senior leiders zelf, die actief deelnemen aan het proces en laten zien dat ook zij zich inzetten voor verandering.
• Transparante communicatie: Communiceer de voortgang van het project naar het publiek door middel van regelmatige updates en open discussies over doelen en voordelen.
• Persoonlijke berichten: Creëer aangepaste berichten om de belangrijkste zorgen en belangen van elke werknemersgroep aan te pakken.

Voorbeeld: Een middelgroot productiebedrijf werd geconfronteerd met enorme weerstand tegen een nieuw geïmplementeerde ERP. Het leiderschapsteam hield town hall meetings om uit te leggen hoe het nieuwe systeem de handmatige werklast zou verminderen en de nauwkeurigheid van het voorraadbeheer zou verbeteren, wat zou leiden tot een hogere verkoop en winstgevendheid. Dergelijke transparantie en betrokkenheid verminderden de angst en hielpen om steun te krijgen voor het project.

2. Betrek werknemers vroeg en vaak

Bij het implementeren van een ERP-oplossing kunt u weerstand minimaliseren als werknemers vanaf het allereerste begin worden betrokken. Als ze het gevoel hebben dat hun inbreng serieus wordt genomen, kunnen werknemers de verandering verwelkomen. Dit kan worden gedaan door:

• Inclusieve planning: Waar cross-functionele teams kunnen worden opgezet om input te leveren tijdens de plannings- en implementatiefasen.
• Proefdemo’s/bijeenkomsten: Voer pilotbijeenkomsten uit met geselecteerde teams, test het nieuwe werksysteem en krijg feedback voordat het op grote schaal volledig wordt geïmplementeerd.
• Feedbacklussen: Creëer regelmatige mechanismen voor feedback met betrekking tot de werknemers, verzamel deze met tussenpozen en handel ernaar.

Voorbeeld: Toen een wereldwijd opererend bouwbedrijf zijn ERP verbeterde, was er al snel weerstand van werknemers. Door een adviespanel op te zetten met vertegenwoordigers van verschillende afdelingen, werd nuttige input verkregen en werden sommige problemen meteen opgelost. Participatie kweekte eigenaarschap en minimaliseerde weerstand.

3. Zorg voor training en ondersteuning

Zorg voor uitgebreide training en volledige ondersteuning om alle soorten van potentiële weerstand tegen het nieuwe ERP-systeem te verwijderen en om werknemers te helpen aan boord te komen met de overgang. Ze moeten vertrouwen hebben in het gebruik van de nieuwe technologie en hoe het zal de taakuitvoering beïnvloeden. Implementatiestrategieën omvatten:

• Diepgaande trainingsprogramma’s: Ontwikkel een mix van online en persoonlijke trainingsmethoden die aansluiten bij tempo en leerstijlen.
• Ondersteunende bronnen: Zorg voor toegankelijke bronnen, zoals FAQ’s, gebruikershandleidingen en helpdesks, die werknemers helpen bij dit overgangsproces.
• Voortdurend leren: Zorg voor doorlopende training en ontwikkelingsmogelijkheden om ervoor te zorgen dat het personeel volledig productief is met cloud ERP-updates en best practices.

Voorbeeld: Een detailhandelsbedrijf had veel geïnvesteerd in training en ondersteuning toen het zijn nieuwe ERP-systeem introduceerde. Er waren praktische workshops, uitgebreide gebruikershandleidingen, experts ter plaatse om vragen te beantwoorden en een speciale helpdesk. Het resultaat was dat werknemers zich er klaar voor voelden en hulp kregen, waardoor de overstap naar het nieuwe systeem gemakkelijker verliep, wat leidde tot een snellere overstap.

Conclusie

Het overwinnen van dergelijke weerstand tegen ERP-implementatie is een kwestie van effectief verandermanagement dat vraagt om een mensgerichte strategische oplossing. Organisaties kunnen weerstand aanpakken en met succes een ERP-systeem implementeren door de visie te verwoorden, werknemers eerder vroeger dan later te betrekken bij veranderingsprocessen en door geld uit te geven aan training en ondersteuning.

Immers, technologie is slechts zo effectief als het vermogen om echte uitdagingen op te lossen-en het is pas echt nuttig wanneer mensen het in gebruik nemen. Door inspanningen op het gebied van verandermanagement te leveren, zorgt u ervoor dat uw team gemotiveerd, bereid en in staat is om het nieuwe systeem te leren dat u als organisatie verder zal brengen.