Solv, een B2B-marktplaats die levert aan het midden- en kleinbedrijf in India, kon niet volledig vertrouwen op de nauwkeurigheid van zijn handmatig gegenereerde rapporten. Het gebrek aan controles in de vorige boekhoudsoftware maakte de administratie foutgevoelig en audits moeilijk.
Om deze uitdagingen aan te pakken, implementeerde Solv Dynamics 365 Business Central, waarbij taken werden geautomatiseerd, financiële controles werden verbeterd en goedkeuringssystemen werden geïntegreerd voor nauwkeurige, efficiënte rapportage en compliance.
Solv’s overgang naar Dynamics 365 leidde tot een vermindering van handmatige taken met 40 manuren per maand en 98% verbeterde nauwkeurigheid van de boekhouding.
Solv, een B2B-marktplaats in India, richt zich op het verbeteren van de levensomstandigheden van meer dan 60 miljoen micro-, kleine en middelgrote ondernemingen (MSME’s) door middel van technologie en gegevens. Het platform faciliteert verbindingen tussen geverifieerde verkopers en kopers en biedt een open en inclusief handelsecosysteem voor de hele waardeketen. Dit omvat logistiek, financiële diensten en ondersteunende functies die zijn ontworpen om operationele efficiëntie te brengen naar MSME’s. In de afgelopen jaren zag Solv zijn transactievolumes groeien, wat betekende dat het bedrijf een robuuster systeem nodig had om zijn transacties te registreren en te controleren. Omdat de bestaande software van Solv primair was ontworpen voor de boekhouding en geen adequate controles op fouten bevatte, was het moeilijk om audits uit te voeren of een fout naar de bron te traceren. “We begonnen andere oplossingen te onderzoeken en zagen dat Dynamics 365 Business Central precies bood wat we nodig hadden: betere controle over het vastleggen van transacties,” herinnert Priyanka Sood, Associate Director – Controller bij Solv zich.
We begonnen andere oplossingen te onderzoeken en zagen dat Dynamics 365 Business Central precies bood wat we nodig hadden: betere controle over het vastleggen van transacties.
Dankzij een nauwe samenwerking met technologiepartner Intwo heeft Solv een soepele overgang naar Dynamics 365 ervaren. “Tijdens de implementatiefase stond het Intwo-team echt achter ons. Ze waren altijd beschikbaar, of het nu ging om een kritieke gebeurtenis, een vervaldatum of een probleem met rapporten”, herinnert Sood zich. “We waren het systeem ’s nachts aan het testen en Intwo was altijd beschikbaar en bereid om ons te helpen als we ze nodig hadden. Ze werkten alsof ze hun deadline of deadline haalden, niet de onze. Die mate van comfort, de wetenschap dat we ze altijd kunnen bellen, was absoluut van onschatbare waarde.”
Met de vorige software kon Solv geen systeem opzetten waarbij één persoon een transactie registreert en een ander deze goedkeurt. Daardoor bleven sommige fouten onopgemerkt tot het einde van de maand. Wat de zaken nog erger maakte, was een gebrek aan revisiecontrole. “Vroeger kon iedereen boekingen wijzigen, zelfs na het boeken, wat problemen opleverde bij de controle”, zegt Sindhu Naik, Senior Specialist – Controllership bij Solv. “Er is geen logboek van gemaakte wijzigingen, dus we konden zelfs geen revisies traceren.”
Met de adoptie van Dynamics 365 Business Central als zijn enterprise resource planning (ERP) systeem, introduceerde Solv een robuust goedkeuringssysteem dat de controle over financiële transacties verbeterde. “Elke boeking die door een opnameteam wordt opgesteld, gaat nu naar twee goedkeurders die het controleren aan de hand van onze interne documenten, goederennummers en het grootboek”, legt Sood uit. “Dit controleniveau heeft ons geholpen om 98% van de administratieve fouten die we voorheen zagen, te verminderen.”
De verbeterde controle over bestaande boekingen voegde een extra beveiligingslaag toe. “Op Dynamics 365 kan een boeking niet meer worden bewerkt als deze eenmaal is geboekt. We hebben ook een gegevenslogboek voor de audit trail, wat we voorheen niet hadden,” voegt Sood toe.
Solv heeft niet alleen de nauwkeurigheid verbeterd, maar ook de rapportageprocessen gestroomlijnd. “Voorheen selecteerden we de GST-grootboeken handmatig. Met Dynamics 365 berekent het systeem automatisch de aan de bron ingehouden belasting (TDS) en de goederen- en dienstenbelasting (GST), waardoor er minder fouten worden gemaakt en tijd wordt bespaard,” deelt Naik. “Automatisering van forexberekening en FAR in ERP heeft één mandag per maand bespaard en de nauwkeurigheid verbeterd”, legt Sood uit.
Voorheen selecteerden we de GST-grootboeken handmatig. Met Dynamics 365 berekent het systeem automatisch de aan de bron ingehouden belasting (TDS) en de belasting op goederen en diensten (GST), wat fouten vermindert en tijd bespaart.
Dankzij de automatisering kon Solv zijn efficiëntie aanzienlijk verbeteren. “We besparen 40 manuren per maand, we besparen dagelijks 2 uur aan handmatige taken door workflows te stroomlijnen en routinetaken te automatiseren”, zegt Sood. “Nu kan ik de indiening van de goederen- en dienstenbelasting (GST) in een paar uur voorbereiden, terwijl het me vroeger minstens een paar dagen kostte.” Hoewel de transactievolumes met 25% stegen, hoefde Solv geen extra personeel aan te werven dankzij de efficiëntieverbeteringen van Dynamics 365.
We besparen 40 manuren per maand en dagelijks 2 uur aan handmatige taken door workflows te stroomlijnen en routinetaken te automatiseren. Nu kan ik in een paar uur de indiening van de goederen- en dienstenbelasting (GST) voorbereiden, terwijl het me vroeger minstens een paar dagen kostte.
De overgang van Solv leidde ook tot kostenbesparingen door het afschaffen van externe belastingconsulenten om handmatige rapporten te controleren. Met de checks and balances die in Dynamics 365 zijn geïmplementeerd, kan Solv vertrouwen op de nauwkeurigheid van zijn administratie.
Niet alleen verminderde Solv fouten, bestede tijd en operationele kosten, het kreeg ook meer zichtbaarheid van zijn gegevens. Met Dynamics 365 kan Sood één grootboek bijhouden met meerdere dimensies, waardoor ze de gegevens op meerdere manieren kan gebruiken. “Als ik de winst- en verliesrekening van een segment of een ander soort rapport wil zien, kan ik het gewoon snel uit het systeem halen. Ik kan bijvoorbeeld het betalingsrapport (of het verouderingsrapport) opvragen waarmee ik kan zien welke betalingen bijna achterstallig zijn per MSME,” benadrukt Sood. “Dat is het mooiste, dat je elk rapport direct kunt opvragen en voorbereid bent.”
Te midden van al deze voordelen wil Solv andere gebruiksmogelijkheden voor Dynamics 365 Business Central implementeren. Het is van plan om de oplossing te integreren met zijn transactiebeheersysteem en om verdere verbeteringen met Microsoft Power Platform en Copilot te verkennen. “Voordat we overstapten op Dynamics 365, hadden we het gevoel dat we zoveel werk moesten verzetten. Nu is ons werk veel evenwichtiger,” deelt Sood. “Met snellere snelheid en hogere kwaliteit in onze financiële rapportage zijn we veel beter in staat om de juiste beslissingen te nemen voor het bedrijf.”
Rest assured. We've got you.
Laten we contact opnemen en samen uw zakelijke uitdagingen aanpakken.