Scandinavian Tobacco Group neemt controle terug

Terug naar overzicht
Scandinavian Tobacco Group neemt controle terug

In het informatietijdperk zijn de bedrijven die het meest succesvol zijn, degenen die goed voor hun gegevens zorgen. Scandinavian Tobacco Group (STG) wist hoe belangrijk gegevens zijn en wilde meer controle dan hun bestaande on-premises setup kon bieden; dus gingen ze in zee met InTWO en maakten ze het mogelijk.

STG startte in december 2020 een aanbestedingsprocedure en wilde af van hun on-premises serverproviders omdat de ondersteuning die ze ontvingen niet voldeed aan hun verwachtingen op het gebied van kwaliteit. Door de aanbesteding te winnen en voort te bouwen op een bestaande relatie hielp InTWO bij het realiseren van een massale gegevensmigratie, waardoor STG weer controle kreeg.

“Je kunt InTWO bellen en zij zoeken het gewoon uit. Ze nemen altijd de telefoon op, het is een verfrissend pragmatische aanpak en ik zie de relatie als enorm belangrijk voor STG.”  Patrik Priess – CIO, Scandinavian Tobacco Group

Dienst in verval

STG werkte al meer dan tien jaar samen met een datacenterprovider en helaas was de prijsstructuur waarmee STG moest werken in de loop van hun partnerschap steeds complexer, moeilijker te rationaliseren en ook duurder geworden.

Maar naast de prijswijzigingen was er ook het gebrek aan documentatie door de provider over zaken als de serverarchitectuur en de toepassingslagen die voor hun setup werden gebruikt. STG moest wereldwijd ongeveer 2.500 mensen online houden, dus het werd steeds duidelijker dat er een nieuwe partner nodig was.

STG bestaat uit 24 afzonderlijke merken, die samen op 16 verschillende ERP-systemen draaien. Dit voegt lagen van complexiteit toe aan alles wat ze doen en omdat ze een aantal legacy-systemen moeten onderhouden was het gebrek aan beschikbare beveiligingsupdates voor hun on-premise installatie niet langer levensvatbaar – er moest iets veranderen.

Een van de merken van STG, Cigars International, had al eerder met InTWO samengewerkt aan een Azure-migratieproject en hoewel het een kleinschaliger project betrof, betekende dit dat Cigars International STG kon aanbevelen hen te betrekken bij de aanbesteding om STG in zijn geheel naar Azure te migreren.

Terug op het juiste spoor

Na de aanbesteding in december 2020 werd InTWO genomineerd als het bedrijf dat de migratie van STG op zich zou nemen. Om te bewijzen dat zij tegen hun taak opgewassen waren, voerden zij tot maart 2021 een PoC uit waarin zij een volledige migratie uitvoerden op een klein aantal niet-kritieke servers die STG had.

Tijdens de PoC werd duidelijk dat door het gebrek aan documentatie van de oorspronkelijke provider, de enige manier om de migratie uit te voeren zou zijn om een rechtstreekse ‘lift and shift’ uit te voeren en over te stappen van on-prem naar Azure. In veel opzichten heeft dit het project versneld, want hoewel een directe verhuizing eng kan zijn, is het technisch minder complex dan alles vanaf nul op te zetten.

Het moeilijkste werk was de onderzoeksfase, het begrijpen van de bestaande leveranciers setup, personeel, en processen. De planning nam 3-4 maanden in beslag, terwijl de migratie zelf slechts een paar weken in beslag nam. Vertrouwend op de expertise van InTWO kwam STG uiteindelijk op het moment van de waarheid: op vrijdag werden al hun systemen uit de lucht gehaald en na een weekend van slapeloze nachten om alles klaar te krijgen werd de schakelaar omgezet. Tegen zondagnacht was de migratie voltooid en waren ze weer up and running.

Een deel van de migratie betekende dat er een consolidatie plaatsvond met 100 servers in de oorspronkelijke opstelling en een vermindering tot 70 servers tegen de tijd dat de verhuizing was voltooid. STG merkte destijds op hoe waardevol de projectbeheerders van InTWO waren bij het beheren van alle bewegende onderdelen van de operatie.

Terugkeer naar de standaard

Werken met een wereldwijde expert was altijd STG’s doel geweest, maar ze hadden ook het gevoel dat ze een bedrijf nodig hadden dat hun meer aandacht zou geven dan ze in het verleden hadden gekregen. Ze wilden belangrijk zijn voor hun leverancier, zodat ze de service kregen die ze nodig hadden. InTWO was daar graag toe bereid en hanteerde gestandaardiseerde en duidelijke prijzen – slechts één voordeel van de verhuizing.

Nu STG is gemigreerd zijn ze druk bezig om te leren het maximale uit Azure te halen, het opent veel mogelijkheden voor hen voor verdere beveiligingsupdates met name op hun legacy-systemen. Zowel InTWO als Microsoft zijn toegewijd om te assisteren bij dit leerproces en zullen dit blijven doen.

Hoe groter je bent, hoe groter je IT-voetafdruk wordt en het beheer daarvan wordt een steeds grotere uitdaging. Gegevens zijn een belangrijke drijfveer voor STG en als bedrijf met 24 afzonderlijke merken onder hun paraplu is toegang via de cloud tot hun soms gefragmenteerde gegevens een enorme hulp voor de financiële rapportage. Omdat STG nu cloud-gebaseerd is, werken ze aan een consolidatieproces en zullen ze op een gegeven moment elk STG-merk op hetzelfde ERP-systeem brengen. Wereldwijde standaardisatie, met name op het niveau van de hypervisor, is alleen mogelijk met Azure.

STG gebruikte een deel van dit hele project als een testmodel voor fusies en overnames in de toekomst. Bedrijven die STG binnenhaalt, moeten snel op snelheid gebracht worden en zo snel mogelijk op de STG-manier gaan werken. In staat zijn om hun gegevens veilig, zeker en snel te migreren is de sleutel om het meeste uit de overnames te halen.

STG wilde overstappen naar de cloud vanwege de gebruikelijke voordelen op het gebied van schaalbaarheid en beveiliging en wist dat ze op zoek waren naar een Azure-expert die hen kon helpen bij de overgang van on-prem. Wat ze kregen was bewijs van de wereldwijde aanwezigheid van InTWO, een partner op wie ze kunnen vertrouwen en een visie op hoe ze hun samenwerking in de toekomst kunnen voortzetten.