Al meer dan een eeuw is Jashanmal National Company een retailgigant in het Midden-Oosten. Maar met meer dan 150 winkels en een uitgebreid distributienetwerk kon het on-premises retailmanagementsysteem het tempo van de uitbreiding niet bijhouden. Met een strategische overstap naar Dynamics 365 Commerce, ondersteund door Intwo, stroomlijnde JNC niet alleen zijn enorme activiteiten, maar verbeterde het ook de beveiliging en operationele efficiëntie.
Jashanmal National Company (JNC) is een pionier in de detailhandel sinds 1919. Het heeft een uitgebreid distributienetwerk met meer dan 1.000 verkooppunten, die 34 merken vertegenwoordigen en 150 winkels in de Verenigde Arabische Emiraten, Koeweit, Bahrein, Oman en Saoedi-Arabië. JNC is een vertrouwde naam en verkoopt internationale mode, huishoudelijke apparaten en diverse andere consumentengoederen.
Door het aanhoudende succes en de groeiende activiteiten bereikte JNC de grenzen van zijn verouderde retailmanagementsysteem. “In onze branche, die snel evolueert, hadden we moderne mogelijkheden en functies nodig die onze oude technologie niet kon bieden,” vertelt Amar Kumar Padhi, hoofd informatietechnologie (IT) bij Jashanmal National Company. “Ons on-premises retailsysteem kon ons grote distributienetwerk niet ondersteunen.” Om de schaal en innovatie die het bedrijf nodig heeft te ondersteunen, ging JNC op zoek naar een uitgebreidere oplossing.
JNC koos ervoor om zijn retailmanagementactiviteiten te migreren naar Dynamics 365 Commerce. Deze beslissing werd beïnvloed door de bekendheid van het bedrijf met Microsoft-oplossingen, dankzij het langdurige gebruik van Microsoft 365, en de behoefte aan betere ondersteuning voor lokalisatie in verschillende landen. Padhi zegt: “Ons eerste doel was te zorgen voor een soepele overgang van ons legacy-platform en bedrijfscontinuïteit te behouden zonder onderbreking.” Om dit te bereiken, nam JNC contact op met Microsoft-partner Intwo voor hulp bij de migratie naar de cloud.
De implementatie was een uitdaging omdat het team verouderde functies moest migreren en aanpassen en schaalbaarheidsproblemen van het legacysysteem moest oplossen.
Voorheen vertrouwde JNC ook op monolithische operaties, die niet meerdere operaties tegelijk aankonden, waardoor het moeilijker was om te schalen. “Toen we het aantal winkels uitbreidden, ontdekten we dat de bestaande service beperkingen had op het aantal operaties dat we parallel konden uitvoeren”, legt Padhi uit. Dynamics 365 biedt daarentegen een microservices-architectuur, die taken opdeelt in kleinere, flexibele onderdelen die kunnen samenwerken. “Met Dynamics 365 kunnen we meer taken tegelijk afhandelen en gemakkelijk uitbreiden,” voegt Padhi toe.
Om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen, koos JNC ervoor om aanpassingen te ontwikkelen om functies te behouden die bekend waren bij het personeel. “Intwo hielp ons bij de implementatie van het Retail Transaction Authorization System, dat wordt gebruikt voor eenmalige, op een wachtwoord gebaseerde goedkeuringsverzoeken van uitzonderlijke point-of-sale-transacties via sms of e-mail”, vertelt Jojo Joseph, Team Lead Retail Solutions bij Jashanmal National Company. “We hebben ook integraties met systemen van derden gemigreerd, zoals Mall Management en Tourist Tax.” Deze aanpak op maat zorgde ervoor dat Dynamics 365 Commerce tegemoet kwam aan de unieke operationele behoeften van JNC en dat het personeel vertrouwde en functionele features kon blijven gebruiken.
Na een vlotte implementatie was het tijd om de medewerkers in te werken. “Er was terughoudendheid bij sommige gebruikers die gewend waren aan de oude functionaliteit. Maar onze medewerkers merkten al snel dat de nieuwe omgeving intuïtiever en effectiever was. En niemand mist het oude systeem nu nog,” legt Padhi uit. “Met hulp van Intwo hebben we een reeks trainingssessies gehouden voor JNC-medewerkers, feedback gekregen en ze laten oefenen met het nieuwe systeem.” JNC betrok kassières en winkelmanagers erbij, leerde hen hoe ze Dynamics 365 moesten gebruiken en gaf hen de kans om met het systeem aan de slag te gaan door middel van kleine opdrachten.
Deze praktijkgerichte aanpak zorgde ervoor dat ongeveer 700 gebruikers in 140 winkels aan boord waren voordat ze live gingen.
Tegenwoordig worden alle interacties met klanten van JNC, van het verzamelen van gegevens tot het controleren van de voorraad, uitgevoerd in Dynamics 365 Commerce, en het wordt gebruikt door het gehele personeel van JNC. Dynamics 365 is geïntegreerd met de enterprise resource planning (ERP)-diensten, het datawarehousesysteem en de Power BI-rapportage van JNC. “We hebben nu één centraal portaal en mijn team heeft meer controle over integraties, waardoor al onze medewerkers beter inzicht hebben,” benadrukt Joseph.
Een geïntegreerde omgeving stelt JNC ook in staat om bepaalde taken te automatiseren, waardoor de verwerkingssnelheid toeneemt en de handmatige werklast afneemt. “Een belangrijk resultaat is de integratie van Dynamics 365 met ons HR-systeem”, vertelt Joseph.
Voorheen was er een handmatig proces voor de overplaatsing van personeel van de ene winkel naar de andere. Er waren meerdere handmatige goedkeuringen voor nodig. Nu, zodra HR het goedkeurt, wordt de toegang naadloos gesynchroniseerd en automatisch beheerd door Dynamics 365. Dit heeft de IT-werklast aanzienlijk verminderd.
Met meer automatisering, centralisatie en zichtbaarheid zijn workflows gemakkelijker uit te voeren. Als gevolg daarvan heeft JNC zijn retailactiviteiten gestabiliseerd, vooral in winkels met een hoog transactievolume. “Met Dynamics 365 zien we geen beperkingen in wat het systeem kan doen. We hebben de meeste van onze eerdere uitdagingen overwonnen. Onze medewerkers weten dat we de beste oplossing in zijn klasse gebruiken. Het belangrijkste is dat we niet langer een plafond hebben voor hoe ver we kunnen schalen,” voegt Padhi toe.
Het Dynamics 365 Commerce-systeem heeft ook een positieve invloed gehad op de klantervaring van JNC. Dankzij de verbeterde workflows kunnen klanten bijvoorbeeld gemakkelijk een artikel in de ene winkel kopen en het in een andere winkel terugbrengen. “Vroeger had downtime invloed op onze klantervaring omdat het een paar uur kon duren om het systeem weer op te starten”, herinnert Joseph zich. “Met Dynamics 365 genieten we van een betere uptime en betrouwbare offline mogelijkheden, wat zorgt voor een soepele en ononderbroken service aan onze klanten.”
JNC heeft zijn systeembeveiliging kunnen verbeteren met de overstap naar Dynamics 365. “Met ons legacy-systeem moesten we updates soms uitstellen vanwege resourceproblemen”, legt Padhi uit. “Maar in de cloud heeft Microsoft een vaste updatecyclus, waardoor kritieke updates worden toegepast en de beveiliging niet in gevaar komt. Dit schept vertrouwen in het platform, zorgt voor stabiliteit en voorkomt potentiële beveiligingsproblemen.”
Als hij terugkijkt op de samenwerking van JNC met Intwo, waardeert Padhi de cruciale rol van het projectteam en de snelle ondersteuning van Intwo. “Het projectteam, of het nu ter plaatse was of op afstand werkte, heeft fantastisch werk geleverd,” merkt hij op. “Intwo heeft niet alleen onze soepele overgang naar Dynamics 365 gefaciliteerd, maar heeft ook het systeem voor ons ondersteund en onderhouden, zodat we in de toekomst nog veel meer met Dynamics 365 kunnen doen.” Vooruitkijkend heeft JNC ambitieuze plannen om zijn retailactiviteiten verder te verbeteren. JNC is bijvoorbeeld begonnen met het verkennen van kunstmatige intelligentie (AI) tools, zoals Microsoft 365 Copilot, om de productiviteit van het personeel te verhogen. “Belangrijke aandachtsgebieden zijn het automatiseren van handmatige processen om de activiteiten te stroomlijnen en het onderzoeken van nieuwe functies om te integreren in Dynamics 365, zoals loyaliteitsprogramma’s,” deelt Padhi. “We hebben een moderne basis gelegd voor onze retailactiviteiten en dat is geweldig. Nu moeten we daar verder op bouwen.”
Laten we contact opnemen en samen uw zakelijke uitdagingen aanpakken.
Rest assured. We've got you.
