banner

CASES

Optimaliseert financiële en inkoopactiviteiten voor 120 entiteiten met Dynamics 365

GEMS Education werd in 1959 opgericht in de Verenigde Arabische Emiraten om kwaliteitsonderwijs binnen het bereik van elke leerling te brengen.

Vandaag de dag is GEMS Education een van ’s werelds grootste K-12 particuliere onderwijsaanbieders, die ernaar streeft om leerlingen in meer dan 60 scholen in de MENA-regio alleen al via innovatieve curricula en leerstrategieën te versterken. Als onderdeel van haar doelstellingen om haar capaciteiten te verbeteren, werkte GEMS Education samen met Microsoft Technology partner Intwo, om over te stappen van Dynamics AX2012 naar Dynamics 365 en de productiviteit te verbeteren. Het resultaat is dat gebruikers sneller en makkelijker toegang hebben vanaf elke locatie en een veilige omgeving voor financiële operaties, inkoopprocessen en samenwerking met leveranciers.

Studenten van GEMS Education krijgen onderwijs dat gericht is op academische uitmuntendheid, sociale verantwoordelijkheid en wereldburgerschap. Het innovatieve alles-in-één geïntegreerde platform van de organisatie, LearnOS, staat hoog aangeschreven bij onderwijsexperts en thought leaders en maakt regionale aanpassingen mogelijk om te voldoen aan de behoeften van studenten op het gebied van meerdere curricula, talen en leermethoden.

Om de best mogelijke ervaring te bieden, verhuisde GEMS Education zijn on-premise Microsoft Dynamics AX2012 naar Dynamics 365 cloud, om de financiën, inkoop en activiteiten in de service divisie (facilitair, onderhoud en catering) te verbeteren. De drijvende kracht achter de verandering was Vishal Mehta, Head of Enterprise Systems & Data / CPO, die Intwo en Microsoft zag als betrouwbare partners in de digitale transformatie. Hij zegt: “We vertrouwen op Microsoft 365 voor onze IT-infrastructuur en we zijn een van hun grootste klanten met meer dan 15.000 licenties. Intwo had de beste experts die we nodig hadden om over te stappen naar de cloud.”

Snelle overgang met minimale verstoring

Om ervoor te zorgen dat de schoolactiviteiten niet zouden worden onderbroken, werd besloten om de overstap tijdens de wintervakantie uit te voeren. Het interne ERP-team van GEMS Education en Intwo stelden een team van experts samen dat alle assets voor 120+ entiteiten naadloos migreerde. Het team werd ondersteund door het Microsoft FastTrack-team, dat ondersteuning en advies gaf voor een effectieve cloudimplementatie.

“We hadden een groot professional services team onder leiding van een ervaren projectmanager die de technische nuances van de upgrade begreep, evenals de financiële en inkoopprocessen vanuit een functioneel perspectief,” zegt Anilesh Kumar, MD – MEIA, EVP – Business Applications bij Intwo. “Het team heeft extra uren gemaakt om ervoor te zorgen dat we op tijd live konden gaan. We stelden passende workarounds voor om standaardfunctionaliteit van Dynamics 365 over te nemen en het team hield zich bezig met zakelijke en IT-gebruikers met uitstekende resultaten.”

Met Dynamics 365 werd workflowautomatisering efficiënter. “Omdat we een strikte delegatie van bevoegdheden hebben in ons ERP voor financiële en inkoop transacties, hadden we snelle workflow goedkeuringen nodig om ervoor te zorgen dat dingen gedaan werden,” legt Mehta uit. “Nu gebruiken we Power Automate en uitvoerbare Outlook-berichten om goedkeuringen te vereenvoudigen. Leidinggevenden keuren ze goed met slechts een paar klikken, zonder documenten te downloaden of te ondertekenen, waardoor we meer kunnen doen dan met de vorige oplossing.”

Altijd en overal veilige toegang

Dankzij de uitgebreide gebruikerstraining door Intwo en het interne team van GEMS Education waren de zakelijke gebruikers voorbereid op het nieuwe cloudsysteem. “Onze aanpak voor het upgraden van gegevens verwerkte openingsbalansen, gegevens van voorgaande jaren en inkooporders, zodat gebruikers hun werk onmiddellijk konden hervatten alsof ze het systeem nooit hadden verlaten”, zegt Mehta. “Dynamics 365 Finance biedt ook eenvoudige en veilige toegang dankzij multifactorauthenticatie (MFA). Hiermee kunnen meer dan 600 gebruikers tegelijkertijd aan meerdere taken werken. Bovendien kunnen leveranciers veilig samenwerken vanaf elke locatie met behulp van de functie voor leverancierssamenwerking.”

De cloud maakt het voor GEMS Education ook mogelijk om op te schalen. “Schaalbaarheid bij piekbelasting is mogelijk met cloud computing – we kunnen onze capaciteit verhogen of verlagen tijdens dalbelasting. Momenteel kunnen we meer dan 100.000 inkooptransacties per jaar verwerken met Dynamics 365 Supply Chain Management”, vertelt Mehta.

images
images

Met Dynamics 365 Finance kunnen meer dan 600 gebruikers tegelijkertijd aan meerdere taken werken. Bovendien kunnen leveranciers veilig samenwerken vanaf elke locatie met de functie voor samenwerking met leveranciers.

Vishal Mehta: Head of Enterprise Systems & Data / CPO GEMS Education

GEMS Education wil het beste halen uit zijn nieuwe ERP. “We werken aan de verbetering van het human resources management systeem (HRMS) met Dynamics 365 HR en een application programming interface (API) voor automatisering van betalingen en integratie met banksystemen,” zegt Kumar.

“Maar hier houdt het niet op; we zijn van plan om een Vendor Collaborate oplossing te bouwen zodat leveranciers zichzelf kunnen onboarden, voorstellen kunnen indienen en facturen kunnen versturen,” voegt Mehta toe.

Krishnan Gopi, Group Chief Disruption Officer, GEMS Education, ziet een mooie toekomst voor het bedrijf en de samenwerking met Microsoft: “Technologische innovatie heeft een ongelooflijk veelbelovende toekomst voor zich. We zijn verheugd om te zien hoe onze relatie met Microsoft de komende jaren zal blijven groeien en versterken terwijl we samenwerken om de educatieve ervaring voor onze leerlingen, leerkrachten en ouders verder te verbeteren.”

images

Technologische innovatie heeft een ongelooflijk veelbelovende toekomst voor zich. We zijn benieuwd hoe onze relatie met Microsoft de komende jaren zal blijven groeien en versterken, terwijl we samenwerken om de onderwijservaring voor onze leerlingen, leerkrachten en ouders verder te verbeteren.

Krishnan Gopi: Group Chief Disruption Officer GEMS Education

NEEM CONTACT OP!

Laten we contact opnemen en samen uw zakelijke uitdagingen aanpakken.

images

We zijn Microsoft Solutions Partner voor Business Applications.

images

Rest assured. We've got you.