Al-Balagh’s afhankelijkheid van handmatige processen en geïsoleerde systemen zorgde voor moeilijkheden bij budgettering, goedkeuringen en projectbeheer. Teams ondervonden vertragingen als gevolg van tijdrovende workflows, wat de besluitvorming en productiviteit beïnvloedde.
Al-Balagh implementeerde Microsoft Dynamics 365 Finance, Supply Chain Management en Project Operations in samenwerking met Al-Balagh IT Solutions en Intwo. Geautomatiseerde workflows, digitale goedkeuringen en rolgebaseerde toegang stroomlijnden de activiteiten.
Goedkeuringstijden daalden van vier dagen naar vier uur, de nauwkeurigheid van de begroting verbeterde en het papierverbruik daalde met 90%. Realtime financiële inzichten en geautomatiseerde workflows verhoogden de productiviteit en maakten datagestuurde besluitvorming mogelijk.
Al-Balagh, opgericht in 1977, heeft een sterke reputatie opgebouwd als een toonaangevend particulier bedrijf in Qatar, excellerend in sectoren zoals bouw, olie en gas, IT-oplossingen, handel, medische sector en facility management. Met een gevestigde aanwezigheid op de markt heeft het bedrijf zich voortdurend ontwikkeld door uitbreiding en innovatie. “Onze aanhoudende groei wordt gedreven door onze toewijding aan technologische vooruitgang. We geven prioriteit aan automatisering en digitalisering, verminderen de afhankelijkheid van papiergebaseerde processen en integreren geavanceerde technologieën in alle aspecten van onze activiteiten”, zegt Sheikha Al-Kaabi, vice-voorzitter bij Al-Balagh.
Het beheren van complexe, grootschalige bouwprojecten vereist precieze budgettering, prognoses en financiële controle. Toch zorgden handmatige processen, gefragmenteerde financiële gegevens en moeilijkheden bij het volgen van projecten ervoor dat Al-Balagh geen volledig operationeel overzicht had. Belangrijke afdelingen, waaronder financiën en projectmanagement, werkten in silo’s en vertrouwden op wekelijkse of maandelijkse handmatige afstemmingen om budgetten af te stemmen op de werkelijke kosten. Dit gebrek aan integratie veroorzaakte vertragingen, inconsistenties en uitdagingen bij het volgen van materiaalbewegingen, onderaannemersbetalingen en projectprestaties. “We hadden een enkel, geïntegreerd enterprise resource planning (ERP)-platform nodig dat workflows kon automatiseren, goedkeuringen kon stroomlijnen en nauwkeurige, realtime gegevens kon leveren aan alle afdelingen”, deelt Maneesha Shiron, ERP Program Manager bij Al-Balagh IT Solutions.
Al-Balagh begon te zoeken naar een platform dat al zijn divisies kon ondersteunen. De bouwdivisie is bijvoorbeeld afhankelijk van de projectmanagementmodule, maar houdt zich niet bezig met directe verkoop; terwijl de handels- en medische divisies afhankelijk zijn van voorraadbeheer voor koop- en verkoopactiviteiten.
Na het evalueren van opties was Al-Balagh bijzonder onder de indruk van een Microsoft Dynamics 365 demo gepresenteerd door Intwo, een vertrouwde Microsoft-partner gespecialiseerd in consulting en beheerde services. “Microsofts diepgaande kennis van de lokale markt, gecombineerd met hun dynamische en resultaatgerichte aanpak, maakte hen de ideale partner voor ons”, zegt Sheikha Al-Kaabi. “De expertise van Microsoft sloot perfect aan bij onze behoeften, wat zorgde voor een soepele overgang.”
Al-Balagh koos voor een gestructureerde, stapsgewijze aanpak voor de implementatie. Het begon met het beoordelen van processen en het evalueren van vereisten, paste vervolgens het systeem aan de behoeften van het bedrijf aan en integreerde het met bestaande applicaties. Om een soepele overgang te garanderen, testte het team workflows en migreerde het zorgvuldig gegevens van het oude systeem. “We hebben de HR- en salarisadministratiemodules specifiek afgestemd op de vereisten van Al-Balagh. Dit omvatte het omgaan met regionale compliance-behoeften en het aanpassen van workflows om soepele dagelijkse activiteiten te garanderen. Het eindresultaat was een systeem dat intuïtief aanvoelt voor hun gebruikers,” deelt Dilip Bolar, Executive Director bij Intwo.
Onze sterke samenwerking met Intwo speelde een cruciale rol bij de implementatie van Dynamics 365, waardoor de uitvoering van ons strategisch plan werd versneld en onze belangrijkste doelstellingen werkelijkheid werden.
Omdat Al-Balagh’s teams eerder Microsoft-producten hadden gebruikt, waren ze al bekend met het ecosysteem, wat de introductie en acceptatie van de nieuwe oplossing vergemakkelijkte. Desondanks, gezien de schaal en complexiteit van de implementatie, leverde Al-Balagh IT Solutions samen met Intwo uitgebreide ondersteuning om een soepele overgang te garanderen. “Onze sterke samenwerking met Intwo speelde een cruciale rol bij de implementatie van Dynamics 365, waardoor de uitvoering van ons strategisch plan werd versneld en onze belangrijkste doelstellingen werkelijkheid werden”, zegt Sheikha Al-Kaabi.
Al-Balagh IT Solutions leverde meer dan 300 uur training, verwerkte meer dan 1.200 supporttickets en behandelde meer dan 270 wijzigingsverzoeken. Als gevolg hiervan groeide het aantal gebruikers van 100 naar 500, wat de adoptie binnen de organisatie versterkte.
Vandaag de dag vertrouwen de drie bedrijven en zes divisies van Al-Balagh op de Microsoft Dynamics 365 Finance-module om kosten bij te houden, contracten te beheren en workflows zoals goedkeuringen en aanvragen te automatiseren. “Het platform stelt ons in staat budgetten in te stellen, inkoop te volgen en klantfacturering af te handelen via vooraf gedefinieerde regels”, deelt Maneesha Shiron. Het team gebruikt de Finance-module ook om het beheer van onderaannemers en leveranciers te automatiseren, waarbij prestatiegaranties, bankgaranties en materiaalbewegingen over projecten worden gecontroleerd.
De Project Operations-module is cruciaal geworden voor het beheren van projecten in de bouw- en olie- en gasdivisies van het bedrijf. Met realtime tracking van voortgang, kosten en middelen kan Al-Balagh nu overbesteding voorkomen. Het systeem dient ook als een centrale datahub, waardoor teams eerdere projecten kunnen raadplegen bij het bieden op nieuwe projecten. “Rapporten zijn nu op elk moment beschikbaar, met één klik, ter vervanging van de vorige wekelijkse of maandelijkse updates,” deelt Maneesha Shiron. “Ons management hoeft niet langer rapporten van verschillende afdelingen op te jagen.”
Om de beveiliging te waarborgen, biedt Al-Balagh medewerkers rolgebaseerde toegang, waarbij de zichtbaarheid van gegevens wordt beperkt tot alleen relevante verantwoordelijkheden en beperkingen worden afgedwongen op de acties die ze mogen uitvoeren. Deze aanpak vermindert onnodige toegang tot kritieke informatie, versterkt verantwoordingsplicht en compliance, en geeft gebruikers een duidelijker beeld van de gegevens die ze nodig hebben, waardoor dashboardvervuiling en gegevensruis worden geminimaliseerd voor een meer gerichte en efficiënte ervaring.
Aangedreven door een human resources (HR)-oplossing van Intwo, zijn HR-processen nu volledig geïntegreerd in Dynamics 365 Human Resources. Voorheen vereisten taken zoals het verzamelen van loonstrookjes fysieke bezoeken aan het HR-kantoor. Met de introductie van employee self-service (ESS) kunnen medewerkers nu verlofaanvragen indienen en volgen, loonstrookjes raadplegen, officiële documenten aanvragen en persoonlijke informatie online bijwerken. Deze verschuiving heeft de administratieve werklast aanzienlijk verminderd, terwijl medewerkers meer controle en transparantie krijgen over HR-gerelateerde taken.
Al-Balagh automatiseerde ook goedkeuringsworkflows binnen Dynamics 365 en integreerde deze in e-mailinboxen met behulp van Power Automate. Maneesha Shiron legt uit: “In plaats van in te loggen in het systeem, ontvangen goedkeurders nu een e-mail met alle benodigde details. Ze kunnen aanvragen direct vanuit hun inbox goedkeuren of afwijzen, wat tijd bespaart en processen in de hele organisatie versnelt.”
Na deze transformatie zijn veel workflows van Al-Balagh nu volledig gedigitaliseerd. “Voorheen moesten we veel papierwerk heen en weer schuiven voor elke goedkeuring,” merkt Maneesha Shiron op. “Inkoopaanvragen moesten bijvoorbeeld van projectlocaties naar het hoofdkantoor worden gestuurd voor goedkeuring, en vervolgens opnieuw worden verspreid voor definitieve bevestiging – een proces dat ongeveer vier dagen duurde. Nu, met Dynamics 365, verminderen geautomatiseerde workflows dit tot slechts één tot vier uur.” Deze verschuiving heeft ook het papierverbruik met 90% verminderd in alle divisies.
Inkoopaanvragen moesten bijvoorbeeld van projectlocaties naar het hoofdkantoor worden gestuurd voor goedkeuring, en vervolgens opnieuw worden verspreid voor definitieve bevestiging – een proces dat ongeveer vier dagen duurde. Nu, met Dynamics 365, verminderen geautomatiseerde workflows dit tot slechts één tot vier uur.
Al-Balagh heeft naadloos realtime inzicht verkregen in alle afdelingen. “Nu opereren alle afdelingen vanuit dezelfde bron van waarheid,” deelt Shiron. Het management kan ook vertrouwen op de nauwkeurigheid van de gegevens, aangezien deze altijd in het systeem verifieerbaar zijn. Uiteindelijk zijn discussies transparanter geworden en worden beslissingen met meer vertrouwen genomen. “Elke vergadering is gebaseerd op nauwkeurige, up-to-date gegevens, wat een aanzienlijke impact heeft gehad op onze manier van werken,” deelt Maneesha Shiron. Ingebouwde functies helpen ook om de zaken in de juiste richting te sturen. Voorheen leidden budgetten die op papier werden bijgehouden vaak tot een verkeerde afstemming tussen geplande en werkelijke kosten, wat frequente herzieningen vereiste. Nu, met realtime zichtbaarheid en ingebouwde budgetcontroles, moet elk project een goedgekeurd, nauwkeurig budget hebben voordat het verder gaat. Toegang tot historische projectgegevens en hogere data-intelligentie zorgt ook voor nauwkeurigere prognoses vanaf het begin. Dit heeft budgetherzieningen verminderd, de financiële nauwkeurigheid verbeterd en onverwachte kostenoverschrijdingen voorkomen.
De verbeterde zichtbaarheid heeft alle workflows van Al-Balagh versneld. “Door de transparantie binnen de hele groep te verbeteren, hebben we de rapportage verbeterd, workflows gestroomlijnd en de goedkeuringstermijnen aanzienlijk verkort. Met nauwkeurigere gegevens is de efficiëntie toegenomen, verlopen de dagelijkse processen soepeler en is de productiviteit gestegen – allemaal dankzij Dynamics 365,”deelt H.E. Sherida Saad Jubran Al-Kaabi, oprichter en voorzitter van Al-Balagh.
Met nauwkeurigere gegevens is de efficiëntie toegenomen, verlopen de dagelijkse processen soepeler en is de productiviteit gestegen – allemaal dankzij Dynamics 365.
Met Microsoft Dynamics 365 in de cloud is compliance naadloos en automatisch. Voorheen moesten teams handmatig zorgen voor gegevensbeveiliging en naleving van regelgeving, wat vaak zorgen opriep over het omgaan met gevoelige projectgegevens. Nu zorgen ingebouwde beveiligingsmaatregelen voor volledige compliance, waardoor onzekerheid wordt weggenomen en teams zich vol vertrouwen op hun werk kunnen concentreren.
Over het algemeen waarderen medewerkers de verbeterde efficiëntie en de verminderde handmatige werkdruk. “De medewerkerstevredenheid is verbeterd”, deelt Shiron. “Interessant is dat sommige gebruikers die aanvankelijk het meest weerstand boden tegen de verandering, het meest afhankelijk zijn geworden van het systeem. Als een rapport vertraagd is, vragen ze er onmiddellijk om – een bewijs van hoe essentieel het is geworden. Het zien van deze verschuiving van aarzeling naar volledige adoptie is een enorme prestatie voor ons.”
We werkten zij aan zij om ervoor te zorgen dat Dynamics 365 zich aanpaste aan hun specifieke workflows, vooral op gebieden als projectmanagement en budgettering. Dat niveau van teamwerk heeft dit project echt tot een succes gemaakt.
De samenwerking tussen Al-Balagh en Intwo was werkelijk een partnerschap. “We waren niet alleen dienstverleners. We werkten zij aan zij om ervoor te zorgen dat Dynamics 365 zich aanpaste aan hun specifieke workflows, vooral op gebieden als projectmanagement en budgettering. Dat niveau van teamwerk heeft dit project echt tot een succes gemaakt,” legt Dilip Bolar uit.
“Het Dynamics 365 implementatieproject bij Al-Balagh is een van de zeer weinige projecten in het land waarbij een eigen Qatarese aannemer oordeelkundig heeft gekozen om een traditionele IT-activiteit van een bouwbedrijf te verschuiven van een verouderd boekhoud- en financiële softwarepakket naar een multi-module, volwaardige, cloud-gebaseerde ERP-oplossing,” bevestigt Vijay Bhattacharya, General Manager bij Al-Balagh.
Al-Balagh zet de digitale transformatie voort, met prioriteit voor automatisering en uitbreiding. Een van de volgende prioriteiten is het automatiseren van leveranciersfacturen. Ondertussen wordt Microsoft Dynamics 365 Finance en Project Operations geïmplementeerd voor twee zusterbedrijven, wat zorgt voor consistentie binnen de hele groep. Vooruitkijkend is het bedrijf van plan de modules Sales en Customer Insight te implementeren om klantrelatiebeheer en bedrijfsontwikkeling te verbeteren. “Het transformeren van Al-Balagh van een traditioneel bedrijfsmodel naar een technologiegedreven bedrijf was een uitdaging die zorgvuldige planning, aanpassingsvermogen en een cultuur van innovatie vereiste,” reflecteert H.E. Sherida Saad Jubran Al-Kaabi. “Deze verschuiving heeft ons gepositioneerd voor continue groei en succes. Vandaag ben ik er trots op te kunnen zeggen dat we, door onze samenwerking met Microsoft en Intwo, met succes de volledige automatisering van ons ERP-systeem hebben bereikt, wat een belangrijke mijlpaal markeert in onze digitale reis.”
Het Dynamics 365 implementatieproject bij Al-Balagh is een van de zeer weinige projecten in het land waarbij een eigen Qatarese aannemer oordeelkundig heeft gekozen om een traditionele IT-activiteit van een bouwbedrijf te verschuiven van een verouderd boekhoud- en financiële softwarepakket naar een multi-module, volwaardige, cloud-gebaseerde ERP-oplossing.
Rest assured. We've got you.
Laten we contact opnemen en samen uw zakelijke uitdagingen aanpakken.
