Technologie speelt een cruciale rol voor de efficiency van uw bedrijf, ongeacht de sector waarin u actief bent.
Zelfs de meest traditioneel ingestelde eigenaren accepteren dat technologische innovaties nodig zijn voor hun bedrijf, om bij te blijven met de concurrentie en om de beste service aan hun klanten te kunnen bieden.
Hoewel technologie bijdraagt aan bijna alle aspecten binnen een bedrijf, benutten veel bedrijven de mogelijkheden hiervoor nog steeds niet optimaal. Dit geldt ook voor het proces van onboarding en offboarding van medewerkers.
Hoe automatisering helpt bij recruitment en offboarding
Voor elke functie komen en vertrekken weer medewerkers. Een efficiënte offboarding maakt het mogelijk om prettig afscheid van elkaar te nemen. Daarnaast zorgt een snelle afhandeling voor blijvende productiviteit en minimaliseert het de verstoring van de algehele workflow. Technologie versnelt de processen en maakt on- en offboarding makkelijker, efficiënter en uiterst nauwkeurig.
De procedure voor onboarden
Voor de start van hun nieuwe baan zijn nieuwe medewerkers doorgaans druk met het invullen van – veel – HR-documenten, het leren kennen van hun collega’s en het volgen van trainingen. Dit zijn allemaal belangrijke onderdelen voor het inwerken die met automatisering veel efficiënter worden gemaakt.
Bij veel bedrijven moeten nieuwe werknemers voor hun eerste werkdag nog altijd een aardige stapel HR-formulieren invullen, waarvan de meeste formuleren terugkerend zijn. Deze aanpak is des te verrassender als je bedenkt hoe eenvoudig het is om formulieren online te zetten en deze te laten invullen wanneer dat de medewerker zelf uitkomt. Ze kunnen dit met hun computer of mobiele device doen, waarbij de auto-fill functie bovendien voor meer gemak en minder fouten zorgt.
Digitale introducties
Met de start van een nieuwe baan en het aanpassen aan een nieuwe werkomgeving heeft een nieuwe medewerker op de eerste werkdag al veel aan zijn hoofd. Introducties horen hier ook bij. Je kunt echter niet verwachten dat de medewerker alle namen en gezichten van zijn nieuwe collega’s direct onthoudt. De meeste bedrijven geven daarom nu de voorkeur aan digitale introducties.
In plaats van dat iedereen de nieuwe medewerker persoonlijk begroet en zich voorstelt, zijn voor het ‘voorstelrondje’ korte video-introducties opgenomen. De nieuwe werknemer kan deze video’s ook al voor zijn eerste werkdag bekijken.
Online training
Online training heeft veel voordelen ten opzichte van een traditionele klassikale training. Dit geldt ook voor nieuwe medewerkers, waarbij iedereen zijn of haar eigen leercurve heeft. Met een groepsaanpak wordt daarom niet het maximale uit een training gehaald. Sommigen zullen sneller willen gaan, anderen willen eerdere onderwerpen nog eens opnieuw doornemen voordat ze verder gaan.
Met een online training heeft iedereen de mogelijkheid om in eigen tempo en stijl te leren. Daarom adviseren wij werkgevers om deze technologie in hun voordeel te gebruiken en om nieuwe medewerkers de beste ervaring te geven bij dit onderdeel van de onboarding.
Strikte procedure voor offboarding
Om verstoringen van het bedrijf en de workflow te voorkomen, is het cruciaal om eerder vastgestelde procedures bij elke beëindiging strikt na te volgen, zowel bij overlijden, ontslag, als bij een andere oorzaak.
Risico’s bij handmatig offboarden
Veel bedrijven handelen offboarding nog handmatig af, door bijvoorbeeld e-mails te sturen en telefoontjes te plegen. Dit kan riskant zijn, vooral als het totale beleid niet direct en volledig wordt uitgevoerd. Mensen die het gevoel hebben dat ze onterecht zijn ontslagen, kunnen dan bijvoorbeeld nog steeds toegang hebben tot bedrijfsaccounts, vertrouwelijke informatie misbruiken of deze zelfs aanwenden voor criminele doeleinden.
Offboarding checklist
De enige manier om problemen te voorkomen is door uiterst grondig te zijn in uw procedure. Er is een lange lijst van zaken die moeten worden afgevinkt wanneer een medewerker vertrekt, en u moet deze lijst zorgvuldig controleren. Alle eigendommen van het bedrijf, zoals laptops en mobiele telefoons, moeten worden teruggegeven en de ex-werknemer behoort na de laatste werkdag uiteraard geen loon meer te ontvangen.
Benut de voordelen van automatisering optimaal
Bij handmatig on- en offboarden kunnen zaken gemakkelijk over het hoofd worden gezien. U hoeft zich daarover geen zorgen te maken als u kiest voor een volledig geautomatiseerd proces. Automatisering zorgt hierbij voor nauwkeurigheid en consistentie, ook bij het voldoen aan de regels voor compliance en wettelijke vereisten.
Van provider veranderen of starten met verdere automatisering?
Wij kunnen uw onboarding en offboarding efficiënt inrichten, evenals elk ander bedrijfsproces. Neem hiervoor contact met ons op.
